Por: Ana María Godinez González
El factor más dañino de la falta de efectividad en las reuniones, es la poca conciencia que hay de la importancia de administrar nuestro activo más importante: El tiempo. Ya lo dijo el escritor estadounidense Gary Jennigs: “El amor y el tiempo son las únicas cosas que no puedes comprar en la vida”.
El factor más dañino de la falta de efectividad en las re- uniones, es la poca conciencia que hay de la importancia de administrar nuestro activo más importante: El tiempo. Ya lo dijo el escritor estadounidense Gary Jennigs: “El amor y el tiempo son las únicas cosas que no puedes comprar en la vida”.
A mi juicio y por observaciones hechas en cada una de las empresas donde he colaborado como consultor, considero que los principales motivos que contribuyen a una reunión poco efectiva son:
- Falta de enfoque y claridad del tema a tratar; resumiendo: No se establece un objetivo claro desde el inicio y que conozcan todos.
2. No se maneja una orden del día o agenda.
3. No existen roles que administren la reunión, es decir facilitador,
administrador del tiempo, etc.
4. Impuntualidad y falta de seriedad para con la sesión. Esto ocurre particularmente en las empresas donde existe el síndrome de juntitis, lo que ocasiona un ambiente de informalidad, cansancio y poco interés en los asistentes.
5. No se prevé con tiempo los temas a tratar, o información que se necesitará dentro de la reunión. Esto ocasiona que cuando se necesita algo, paran la misma y en lo que alguien va a buscar lo necesario, los asistentes se desenfocan y en lo que vuelven a tomar el ritmo, fácil se fueron 10 minutos.
6. No se tiene una claridad y encuadre de cuándo sí hacer una re- unión y cuándo no.
7. No se lleva un registro o minuta que permita el seguimiento de las reuniones, lo que conlleva a repetir los mismos problemas o casos varias veces.
Mis recomendaciones para tener sesiones o reuniones de trabajo más efectivas son:
- 1. Invitar sólo a los involucrados y asegurar que éstos tengan in- fluencia e interés en la reunión o tema a tratar.
2. Hacer reuniones cortas, haciendo uso efectivo del tiempo, es decir, alinearse y respetar la agenda.
3. Previo a la sesión, elaborar la agenda a tratar, con sus tiempos establecidos para cada tema, toma de decisión, conclusiones, siguientes pasos, etc.
4. Nombrar roles que aseguran el éxito en tiempo y forma de la reunión; en este sentido recomiendo un facilitador, un administrador del tiempo y un secretario que lleve el registro.
5. Desde el inicio de la sesión hay que dar a conocer el objetivo que se pretende abarcar y, si es posible, tenerlo impreso al frente, para que en todo momento esté presente y si alguien por algo se desenfoca, lo sitúen rápidamente.
6. Tomar notas de la sesión y al término de la misma mandarla a to- dos los asistentes para, en caso de que queden cosas pendientes, haya claridad y todos estén enterados.
Ana María Godinez González
Empresaria y escritora. Psicóloga con Master en Dirección Estratégica y Gestión de la Innovación. Asesora de la firma Ignius Business Innovation, es una reconocida experta en grupos operativos, liderazgo, procesos y ventas. [email protected]
