Fuente: DAVID JURADO, Carbosystem, www.carbosystem.com, GTD: System & Software engineering, Ca l’Alegre de Dalt 55, Barcelona, España, [email protected]
Las comunicaciones en la empresa están cambiando. Con la llegada de las nuevas tecnologías, el mundo empresarial ha visto cómo las posibilidades de crecimiento se multiplicaban. Cada vez encontrarnos nuevas aplicaciones que buscan la mejora de procesos. La calidad total es el objetivo, y para lograrlo es fundamental el uso de nuevas herramientas y tecnologías que mejoren la producción, pero también la manera en que nos comunicamos. El chat para empresas es la solución más útil para agilizar la comunicación dentro de la empresa. Pero no de cualquier manera ni a cualquier precio. Hay que garantizar la confidencialidad de la información, y minimizar los riesgos de cara a incumplir la normativa sobre protección de datos. Por ello, os planteamos los tres elementos claves para elegir la herramienta de comunicación instantánea ideal para nuestra empresa.
Para elegir adecuadamente una herramienta de comunicación instantánea para nuestra empresa tenemos que tener en cuenta tres aspectos prioritarios: calidad, seguridad y privacidad.
1. Calidad 360º. Entendida como el elemento que garantiza la comunicación de una manera efectiva y eficaz a través del uso de todos los canales y con todos los actores. Cada vez los procesos incorporan mayores profesionales, son más transversales. Los equipos también son más multidisciplinares y las reuniones deben ser eficaces. En ocasiones el trabajo en grupo supone un problema por tener diferentes sedes, o por tema de viajes. Y no hablemos de resolver problemas, de la gestión de procesos o del control de máquinas. Es necesario que en todas estas circunstancias se pueda contar con una herramienta de comunicación eficaz, ágil y de calidad. Debemos buscar el chat para empresas que nos provea de todas las herramientas necesarias en nuestra comunicación. La mensajería instantánea es importante, pero también el poder contar con videollamada, llamadas IP, mensajes de voz y chatbots para el acceso instantáneo a información y eventos del negocio. Lo ideal, una herramienta que facilite la interacción entre personas, pero también entre personas y procesos, así como entre procesos y cosas, tales como máquinas, robots y sensores.
2. Seguridad. Este es un aspecto fundamental en la comunicación en nuestra empresa. No debemos perder de vista la legislación. La ley orgánica de protección de datos en este sentido es clara. Debemos tener previstos protocolos de seguridad que protejan la información. Es fundamental que nuestra herramienta de comunicación instantánea cumpla los estándares de calidad y seguridad. Por ejemplo, debemos garantizar que los mensajes no se guarden en el dispositivo. De esta manera aseguramos que nada pueda ser ni rastreado ni rescatado. También es recomendable que se pueda garantizar la propiedad de la información, que ésta pertenezca de manera exclusiva a la empresa. Para logarlo, el utilizar un chat de empresas open source que se integre dentro de la empresa será la mejor vía.
3. Privacidad. El último de los aspectos clave, pero no por ello menos importante. Debemos utilizar herramientas que aseguren que toda información va a ser confidencial y segura. Ya lo señalábamos al principio, y es que la confidencialidad y la privacidad deben ser prioritarias a la hora de elegir un chat para integrarlo en las comunicaciones de la empresa. Debemos contar con un sistema de comunicación que asegure el control por parte de la organización. Sólo de esta manera podemos ofrecer un servicio realmente que asegure y proteja la privacidad de la información y los datos transmitidos. Hablamos de cumplir la ley de protección de datos pero no debemos olvidar la próxima implantación de la nueva regulación europea General Data Protection Regulation (GDPR). Si estamos buscando nuestra herramienta de comunicación interna, debe estar adaptada a cumplir ambas legislaciones.
Estos son los tres puntos fundamentales que debemos seguir a la hora de adquirir nuestro chat para empresas. Así garantizaremos que la herramienta sea realmente eficaz y segura.
